راهنمای ایمیل دانشگاه

   راهنمای کاربری ایمیل دانشگاهی

 

فصل اول

  1. ورود به حساب کاربری:

  برای ورود به ایمیل، آدرس www.mail.ub.ac.ir را در مرورگر خود وارد نمایید تا این صفحه برای شما نمایان شود:

در قسمت Username نام کاربری خود را وارد نمایید.

* نکته: تنها وارد کردن نام کاربری کافی می باشد و نیازی نیست تا آدرس ایمیل خود را به صورت کامل وارد نمایید. برای مثال اگر ایمیل شما ali@ub.ac.ir می باشد، در قسمت نام کاربری Ali را وارد نمایید.

سپس در قسمت Password رمز ورودتان را وارد نموده و روی دکمه Sign in کلیک نمایید تا وارد حساب کاربریتان شوید.

پس از ورود به سیستم صفحه زیر را به عنوان صفحه زمینه ایمیلتان مشاهده می کنید:


قاب سمت راست (شماره 1) به صورت پیش فرض صندوق نامه های ورودی شما را نشان می دهد و پنل سمت چپ (شماره 2) شامل گزینه هایی برای دسته بندی و مدیریت ایمیل ها می باشد:
 

Inbox: نامه های وروی دراین قسمت نگهداری میشوند.

Sent: نامه های ارسال شده در این پوشه نگهداری می شوند.

Draft: نامه هایی که نوشتیم اما ارسال نکردیم در اینجا نگهداری می شوند.

Deleted item: اگر در هریک از پوشه های بالا نامه ای را حذف کنیم، در این پوشه نگهداری می شود. اگر نامه را از این پوشه نیز حذف کنید، به طور کامل از حساب کاربریتان پاک می شود و دیگر قابل برگشت نمی باشد.

Junk email: ایمیل هایی که فرستنده معتبری از نظر سرور نداشته باشند، در این پوشه نگهداری میشوند که معمولا شامل ایمیل های تبلیغاتی می باشد.

برای ایجاد یک نامه جدید، گزینه New  (شماره3) را انتخاب کنید تا صفحه ایجاد ایمیل برایتان باز شود.

  1. تغییر رمز ورود به سیستم:

  1. Mail forwarding: برای مثال اگر نامه ای به کارمند زیر دست خود می فرستید، می توانید تنظیم کنید که به صورت خودکار و همزمان، رونوشت آن نیز به مافوقتان فوروارد شود.

و یا می توانید تنظیم کنید که هرایمیلی که به حساب کاربری دانشگاهتان ارسال میشود، به طور خودکار به حساب های کاربری دیگرتان برای مثال Gmailتان نیز ارسال گردد.

توضیحات کامل mail forwarding در صفحه 19 آمده است. برای اطلاع از نحوه ایجاد آن به این صفحه مراجعه نمایید.

 

  1. Automatic reply:  اگر این گزینه را انتخاب نمایید، صفحه زیر باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید یک پاسخ نامه اتوماتیک تنظیم نمایید.

برای مثال در تعطیلات هستید و می خواهید به اطلاع مراجعینی که برای شما نامه ارسال می کنند، برسانید. برای این کار می توانید از این گزینه استفاده نمایید.

توضیحات کامل Automatic reply در صفحه 12 آمده است. برای اطلاع از نحوه ایجاد آن به این صفحه مراجعه نمایید.

 

  1. Block or allow: شما می توانید از این تب برای مدیریت نامه هایی که از طرف سرور نامعتبر شناخته میشوند، استفاده نمایید.

این قسمت شامل سه امکان می باشد:

  • که آیا ایمیل های نامعتبر ارسالی (Spam) به شما نشان داده شود یا به طور خودکار بلوکه شود.
  • همچنین به شما این امکان را می دهد که بتوانید فرستنده هایی به صورت دستی وارد کنید که حالت استثنا داشته باشند و از نظر شما ایمن هستند و نیازی نیست که از طرف سرور به عنوان ایمیل نامعتبر شناخته شوند.
  • می توانید آدرس هایی را وارد کنید که مایل نیستید از آنها هیچ گونه ایمیلی دریافت کنید.

هر سه قسمت فوق می تواند هم شامل لیست مخاطبانتان باشد و هم آدرس های خارجی.

توضیحات کامل Block or allow در صفحه 25 آمده است. برای اطلاع از نحوه ایجاد آن به این صفحه مراجعه نمایید.

 

  1. Email signature: ازین گزینه می توان برای مدیریت نمایش امضا استفاده کرد.

اینکه امضا در نامه هایی که شخص می نویسد درج شود یا در نامه هایی که شخص پاسخ می دهد یا فوروارد می کند یا هر دو حالت بالا. و در قسمت پایین آن هم می توان امضای مورد نظر را اضافه نمود.

توضیحات کامل Email signature در صفحه 26 آمده است. برای اطلاع از نحوه ایجاد آن به این صفحه مراجعه نمایید.

 

  1. Undo send: این گزینه به شما این امکان را می دهد که در صورت علاقه یه بازه زمانی تاخیر در ارسال ایمیل تعریف کنید. این گزینه باعث می شود تا در مدت زمان تعیین شده قبل از ارسال نهایی امکان کنسل کردن ایمیل را داشته باشید.

توضیحات کامل Undo send در صفحه 18 آمده است. برای اطلاع از نحوه ایجاد آن به این صفحه مراجعه نمایید.

 

 

 

 

  فصل دوم

معرفی امکانات مدیریت حساب کاربری:

  1. منوی شخصی:  مربوط به پروفایل شما می باشد:

Open another mailbox : با استفاده از این گزینه می توانید اگر حساب های کاربری دیگری دارید، آنها را هم همزمان باز کنید.

 

  1. منوی تنظیمات:  مربوط به منوی تنظیمات می باشد و برای دسترسی به تنظیمات شخصی و اپلیکیشن استفاده می شود که در ادامه به بررسی گزینه های آن می پردازیم:

 

  • Automatic reply:  اگر این گزینه را انتخاب نمایید، صفحه زیر باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید یک پاسخ نامه اتوماتیک تنظیم نمایید.

برای مثال در تعطیلات هستید و می خواهید به اطلاع مراجعینی که برای شما نامه ارسال می کنند، برسانید. برای این کار می توانید از این گزینه استفاده نمایید.

* نکته: می توان تنظیم کرد که پاسخ خودکار همیشه ارسال شود و یا فقط در طول یک بازه زمانی مشخص انجام شود.

همچنین می توان تنظیم کرد که پاسخ فقط برای Contact ها  باشد یا همه اشخاص خارجی.

 

اگر گزینه Send automatic replies را انتخاب نمایید، به این تغییرات دسترسی پیدا می کنید.

 

  • Display setting: اگر این گزینه را انتخاب نمایید صفحه زیر باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید تنظیمات نحوه نمابش صفحه ایمیل را انجام دهید.

 

در این صفحه سه تب مشاهده می شود:

Reading pane: تنظیمات مربوط به صفحه میزکار را انجام می دهد. اینکه نحوه نمایش پیام ها در صفحه چگونه باشد.

Message list: در اینجا می توان تنظیمات مربوط به ترتیب نمایش فرستنده و موضوع را جا به جا کرد و ...

Conversations: از این قسمت برای مدیریت نحوه نمایش گفتگوها می توان استفاده کرد. برای مثال تازه ترین گفتگوها در بالا قرار بگیرند یا پایین و ...

 

  • Offline setting: اگر این گزینه را انتخاب نمایید این صفحه باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید به صورت آفلاین هم از سرویس ایمیل خود استفاده کنید. برای مثال برای مدتی کوتاه به اینترنت متصل شوید تا نامه های رسیده آپدیت شود و سپس به صورت آفلاین نامه های خود را بخوانید و ...

  • Change theme: اگر این گزینه را انتخاب نمایید صفحه زیر باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید طرح زمینه حساب کاربری خود را تغییر دهید.

  • Options: اصلی ترین گزینه در این قسمت می باشد. اگر این گزینه را انتخاب نمایید این صفحه باز شده و به شما این امکان را می دهد که بتوانید حساب کاربری خود را مدیریت نمایید.

در سمت چپ 4گروه بندی برای اینکار مشاهده می شود که در ادامه به بررسی آنها می پردازیم:

 

2.1: Shortcuts: اولین زیرگروه مربوط به Shortcutهاست که به شما این امکان را می دهد تا Shortcutهای نمایش داده شده در بالای تب تنظیمات را مدیریت کنید یا تغییر دهید.

 

2.2: General: دسته دوم تب Option مربوط به مدیریت ویژگی های عمومی حساب کاربری شماست.

  • My Account: به وسیله این گزینه می توانید جزئیات حساب کاربری خود را تغییر و تکمیل نمایید.

*نکته: در این قسمت می توانید رمز ورود به سیستم خود را تغییر دهید. برای تغییر رمز این نکات را در نظر بگیرید:

حداقل تعداد رقم رمز باید 10کاراکتر باشد. هنگام تغییر رمز حتما هم از اعداد،  هم حروف کوچک و بزرگ جهت حفظ بیشتر امنیت، استفاده نمایید.

 

  • Region and time zone setting: با استفاده از این گزینه می توانید زبان و زمان حساب کاربری خود را تغییر دهید. اگر در قسمتLanguage  زبان فارسی را انتخاب کنید، کل پنل شما به زبان فارسی تغییر می کند.

2.3: Mail: دسته سوم تب Option مربوط به مدیریت ایمیل های شماست.

  • Automatic replies: این گزینه که قبلا در قسمت Shortcuts توضیح داده شده بود، از این قسمت قابل دسترسی می باشد.

 

  • Undo send: این گزینه به شما این امکان را می دهد که در صورت علاقه یه بازه زمانی تاخیر در ارسال ایمیل تعریف کنید. این گزینه باعث می شود تا در مدت زمان تعیین شده قبل از ارسال نهایی امکان کنسل کردن ایمیل را داشته باشید.

  • Inbox and sweep rules:

با استفاده از این تب می توان نامه ها را با استفاده از اضافه کردن یک سری شرط مدیریت کرد. بهترین مثال از کاربرد این تب در ادامه آمده است:

  • Mail forwarding: برای مثال اگر نامه ای به کارمند زیر دست خود می فرستید، می توانید تنظیم کنید که به صورت خودکار و همزمان، رونوشت آن نیز به مافوقتان فوروارد شود.

و یا می توانید تنظیم کنید که هرایمیلی که به حساب کاربری دانشگاهتان ارسال میشود، به طور خودکار به حساب های کاربری دیگرتان برای مثال Gmailتان نیز ارسال گردد.

برای ایجاد mail forwarding به حساب کاربری دیگرتان مراحل زیر را انجام دهید:

در ادامه صفحه زیر باز می شود:

 

  • Junk email reporting: این قسمت به شما کمک می کند تا گزارش ایمیل های مزاحم و نامعتبر خود را مدیریت نمایید و برای این کار سه سیاست پیش روی شما می گذارد:

 

1.اینکه گزارش آن را برای فراهم کننده سرویس ایمیلتان ارسال کنید تا رسیدگی شود.

2.قبل از ارسال سوال شود.

3. هیچ گزارشی ارسال نشود.

 

  • Mark as read: این گزینه امکان مدیریت ایمیل های خوانده شده و خوانده نشده را برای شما فراهم می کند.

امکان قابل توجهی که در ایجا وجود دارد این است که می توان یک تاخیر زمانی برای مارک شدن ایمیل به عنوان ایمیل خوانده شده در نظر گرفت. این باعث می شود اگر برای مثال در حین بالا و پایین کردن اسکرول به اشتباه با موس روی یک ایمیل خوانده نشده کلیک شود، آن ایمیل به وضعیت خوانده شده تبدیل نشود.

  • Message option: این تب به شما این امکان را می دهد تا وقتی یک پیام را دریافت کردید از طریق یک زنگ پیام، به شما اعلان کند. همچنین گزینه آخر باعث می شود تا پیام هایی که پاک کردید، پس از خروج از حساب کاربریتان به طور کامل حذف شوند و در حافظه Trash نمانند.

  • Reply setting: این گزینه برای مدیریت پاسخ ایمیل ها می باشد. اگر گزینه Reply انتخاب شود، پاسخ تنها برای فرستنده ارسال می شود.

اگر گزینه دوم انتخاب شود، پاسخ شما برای همه فرستنده ها و افراد موجود در Cc ارسال می شود.

  • Block or allow: شما می توانید از این تب برای مدیریت نامه هایی که از طرف سرور نامعتبر شناخته میشوند، استفاده نمایید.

در قسمت بالا بررسی می شود که آیا ایمیل های نامعتبر ارسالی به شما نشان داده شود یا به طور خودکار بلوکه شود.

قسمت دوم به شما این امکان را می دهد که بتوانید فرستنده هایی به صورت دستی وارد کنید که حالت استثنا داشته باشند و از نظر شما ایمن هستند و نیازی نیست که از طرف سرور به عنوان ایمیل نامعتبر شناخته شوند.

در قسمت آخر هم می توانید آدرس هایی را وارد کنید که مایل نیستید از آنها هیچ گونه ایمیلی دریافت کنید.

هر سه قسمت فوق می تواند هم شامل لیست مخاطبانتان باشد و هم آدرس های خارجی.

  • mail signature: ازین گزینه می توان برای مدیریت نمایش امضا استفاده کرد.

اینکه امضا در نامه هایی که شخص می نویسد درج شود یا در نامه هایی که شخص پاسخ می دهد یا فوروارد می کند یا هر دو حالت بالا. و در قسمت پایین هم می توان امضای مورد نظر را اضافه نمود.

  • Link preview: وقتی یک نامه حاوی آدرس یک سایت باشد، Outlook به صورت پیش فرض یک پیش نمایش از سایت مربوطه ارائه میدهد. در صورتی که مایل به نمایش این پیش نمایش نیستید، تیک مربوط به آن را بردارید.

  • Message format: با استفاده از این تب می توانید یه فرمت پیش فرض برای نامه های خود تنظیم کنید. برای مثال اینکه نام فرستنده نامه و همچنین Bcc در صفحه نامه دیده شود یا خیر.

در قسمت Compose maessage format شما دو گزینه دارید:

HTML: اگر این فرمت انتخاب شود، شما می توانید به صورت پیش فرض یک قالب نامه تعین کنید. برای مثال فونت پیش فرض چه باشد، سایز فونت چقدر باشد و ...

Plane text: اگر این فرمت انتخاب شود، متن شما به عنوان یک متن ساده تلقی می شود و امکان تغییر فونت و ... را ندارید.

  • Message list: این تب نحوه نمایش پیام ها را مدیریت می کند. برای مثال ابتدا نام فرستنده نمایش داده شود یا موضوع. و اینکه یک پیش نمایش از متن پیغام نمایش داده شود یا خیر.

این کار به شناسایی ایمیل های تبلیغاتی و نامعتبر بدون باز کردن نامه، کمک می کند.

  • Quick actions: در این قسمت می توان یک سری پارامتر Shortcut برای یک موضوع نامه یا یک فرستنده در نظر گرفت که در صفحه ایمیل های ورودی در کنار هر نامه نمایش داده می شود و می توان  به کمک آن یک سری اعمالی روی نامه ها انجام داد. برای مثال اگر یک فرستنده Pin شود، نامه های او همیشه در بالای صفحه ورودی قرار می گیرند.

نکته قابل توجه این است که در این صفحه می توان ترتیب نمایش و نوع این Shortcut ها را مدیریت کرد. و اینکه بیشتر از 4عدد نمی توان اضافه کرد.

  • Reading pane: این گزینه در تب تنظیمات به صورت Display setting آمده و از آنجا هم قابل دسترسی است و برای مدیریت نحوه چیدمان صفحه ایمیل می باشد.

 

2.4: Calendar: دسته چهارم تب Option مربوط به مدیریت تقویم است. شما در این قسمت می توانید تقویم کاری و تعطیلات خود را مدیریت نمایید و در قسمت های دیگر به کار بگیرید.

  • Reminder: در این قسمت می توانید زمان یادآوری ها را تنظیم نمایید که چقدر قبل از رسیدن زمان اجرای وظیفه، آن را به شما یادآوری کند.

  • Calendar publishing: با استفاده از این گزینه می توان تقویم ساخته شده را به صورت لینک HTML منتشر کرد. برای مثال یک استاد می خواد برنامه هفتگی حضور خود در دانشگاه را در اختیار دانشجویان قرار دهد. با استفاده از این امکان می تواند تقویم مربوطه را تشکیل و از این طریق انتشار دهد.

 

 

 

 

 

 

فصل سوم

 

خدمات: در این قسمت خدماتی که این سرور ایمیل در اختیار شما می گذارد را بررسی می کنیم.

3.1: Mail: پنل اول مربوط به ایمیل ها می باشد. که شامل صندوق ورودی، صندوق خروجی و صندوق نامه هایی که نوشته شده اند اما هنوز ارسال نشدند می باشد. برای نوشتن نامه جدید باید گزینه Newرا انتخاب کنیم.

یک نامه شامل قسمت های فرستنده، رونوشت، موضوع و متن اصلی نامه می باشد.

در قسمت فرستنده با وارد کردن اولین حرف می توان از آیکون جستجو که در کنارش ظاهر می شود استفاده کرد.

 

اگر روی کادر قرمز در عکس کلیک کنید یک سری امکانات مدیریتی در اختیار شما قرار می دهد:

Show from: فرستنده نامه (شما) را قبل از نوار TO نمایش می دهد.

Set importance: می توان به نامه درجه اهمیت نسبت داد که دارای سه گزینه High,Normal,Low می باشد.

Switch to plain text: در حالت پیش فرض متن شما به شکل HTML در نظر گرفته می شود و شما می توانید برای آن فونت، سایز و ... انتخاب کنید. اگر این گزینه را انتخاب کنید، محتوای نامه شما به شکل متن ساده در نظر گرفته می شود و این امکانات آن غیرفعال می شود.

 

3.2: Calendar: قابلیت بعدی، تقویم سیستم می باشد. شما با استفاده از آن می توانید برای خود یادآوری هایی از قبیل تاریخ تولدها، برنامه کلاس ها، امتحانات و همچنین یک سری یادآوری های شخصی در رابطه با آنها تنظیم نمایید.

 

برای ایجاد یک تقویم جدید روی گزینه New کلیک کنید.

 

 

3.3: People: قابلیت بعدی زیرسامانه اشخاص می باشد.

 شما در اینجا می توانید لیست تمامی اشخاص موجود در سیستم را در قسمت Directoryمشاهده کنید.

اشخاص موردنظر را انتخاب کرده و در لیست مخاطبین خود قرار دهید.(Add to contacts)

با کلیک برروی یک مخاطب خاص برای وی نامه بفرستید.

 

همچنین با زدن دکمه New که در شکل هم مشخص شده است می توانید یک Contact جدید به لیست شخصی مخاطبان خود اضافه کنید و در لیست Your contact آن را مشاهده می کنید. (الزامی نیست که Contactهای شما حتما از ایمیل های درون دانشگاه باشد و هر ایمیل دلخواهی را می توان به این لیست اضافه نمود.)

 

به علاوه در این قسمت می توانید جلسه خاصی را برای هرمخاطب دلخواه خود تعریف کرده و برای آن یادآوری تعریف نمایید. برای این کار مخاطب مورد نظر را خود را از لیست Directory انتخاب کنید. در قسمت راست صفحه یک سری گزینه نمایش داده می شود. روی گزینه Schedule a meeting کلیک کنید تا صفحه زیر باز شود:

 

اینجا می توانید برای جلسه خود عنوان، محل برگزاری، تاریخ جلسه، تاریخ یادآوری، تعداد و زمان یادآوری را تعیین نمایید.

همچنین می توانید Contactهای جدیدی را هم به لیست جلسه خود اضافه کنید تا این پیغام برای همگی آنها ارسال شود.

 

 

3.4: My tasks: زیرسامانه بعدی این قابلیت را برای شما فراهم می کند که بتوانید برای خود یک وظیفه تعریف کرده و آن را مدیریت نمایید. می توانید برای آن درصد پیشرفت تعریف نموده و برای انجام آن یادآوری تنظیم نمایید.

 

 

دانلود فایل PDF